Dematerializzazione e conservazione

Il concetto di dematerializzazione è oramai noto da anni, ma solo in questo ultimo periodo, a causa dell’emergenza sanitaria che ha imposto restrizioni e distanziamenti, molte aziende (e anche PA) hanno finalmente veramente attuato questa modalità di gestione documentale.

Infatti è proprio grazie al processo di materializzazione che molte aziende hanno potuto continuare la propria attività garantendo il distanziamento sociale che i tradizionali documenti cartacei non possono assicurare.

Questa trasformazione, oramai irreversibile, porta con se innumerevoli vantaggi dal punto di vista organizzativo e anche sotto l’ottica dei costi e della salvaguardia ambientale.

Ma cosa significa dematerializzazione?

Per dematerializzazione non si intende semplicemente l’eliminazione dei documenti cartacei e gli archivi fisici. Contestualizzandola nel più ampio ambito della digitalizzazione, la dematerializzazione rappresenta un vero e proprio processo di gestione documentale per cui è costruire infrastrutture, prassi e soluzioni che permettano a utenti e macchine di accedere, fruire e conservare i documenti nel loro nuovo formato.

In questo processo di dematerializzazione la PEC ha permesso di spostare anche nell’ambito della corrispondenza l’attenzione da carta e faldoni a file e cartelle.

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Cosa si intende per conservazione sostitutiva?

La conversione dei documenti cartacei in documenti informatici è alla base della cosiddetta conservazione sostitutiva. Sostituire i faldoni e gli archivi tradizionali con database on premise o in cloud permette una conservazione più sicura ed ecologica.

Diventa quindi possibile eliminare i documenti originali cartacei dei quali si è prodotta una copia informatica a patto di rispettare la normativa e le regole vigenti e di aver predisposto strumenti in grado di garantire e preservare il valore giuridico, probatorio e archivistico che possedeva la documentazione cartacea prima di essere digitalizzata.

Conservare digitalmente significa quindi “bloccare” un contenuto in una forma certa, e garantirne nel tempo una serie di caratteristiche, attraverso l’apposizione di firma digitale e marca temporale: l'immodificabilità, l'autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l'integrità dei documenti.

Il processo di conservazione comprende automaticamente:

• la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici;
• la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l'effettivo avvenimento di un'attività/evento

Una soluzione specifica per la corrispondenza PEC e non solo

Con ArchiviaPec BNOW offre una soluzione specifica per la Conservazione Sostitutiva della posta elettronica, per dare valore legale opponibile a terzi ai messaggi, per la durata di 10 anni, come richiesto dalla legislazione in materia di dematerializzazione.

ArchiviaPec è indicata in particolare per l’archiviazione della Posta Elettronica Certificata, poiché per ciascun messaggio PEC riesce ad associare e salvare in un’unica cartella tutte le componenti peculiari del messaggio. L’email, i suoi allegati e le relative conferme di accettazione e consegna, sono salvati nel sistema di Conservazione Digitale, che conferisce valore legale nel tempo ai documenti informatici.

ArchiviaPec è un sistema chiuso che si inserisce tra il vostro Sistema di Posta elettronica e il Sistema di Conservazione.

ArchiviaPec interagisce con il Sistema di Posta elettronica (PEO Posta Elettronica Ordinaria o PEC Posta Elettronica Certificata di qualunque fornitore), recuperando e archiviando i messaggi di posta dalle cartelle presenti, secondo apposite regole personalizzabili.

ArchiviaPec interagisce con il Sistema di Conservazione a norma, versando i messaggi da archiviare, e permettendo successivamente di visualizzarli e scaricarli.

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